会议危机事件的处理

办会易会易狮
2016-08-16 发表
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会议管理指为了保证会议完整、顺利进行的管理工作,除了对会议流程的安排管理之外,更要考虑会议过程中可能发生的会议危机,因此作为一个会议管理人员,应该对会议过程中常见的突发问题进行预测,并提前准备好应对方案。会议危机情况是指会议进行中,突然停电、信号中断等。

     一、防止意外停电

     1、同等条件下,优先选择具有双回电路的会场;
     2、大型会议或用电负荷较大的会议召开之前通知、监督会场负责小组进行线路检修;
     3、提前通知供电公司做好保电工作;
     4、准备好应急灯、应急音响等;
     5、如因长时间无法恢复供电导致会议中止,提前安排足够多的引导人员,确保与会人员有序离开。
     6、在需要用到电视、电话号的会议中,避免信号突然中断。
     7、要求有关负责人做好例行性检查;线路复杂时,必须要请专家现场指导布线;
     8、检查完好的电视设备、电线光缆等,会议召开前要有专人看管,反复调试,在明显处张贴标识,防止误撞、误扯等。

     二、处理设备损坏的预案

     1、在会议召开前反复调试,达到最佳效果;
     2、在有线话筒使用正常的情况下,再准备好两只无线话筒;
     3、准备好两种乐曲播放器和两套相对应的音乐载体。

     三、照明设备的预案
     1、主席台照明设备的灯管提前三分之一的寿命时进行更换;
     2、在会前注意观察灯光有无晃抖、昏黄的现象;
     3、在会议中如果主席台主灯光熄灭,采取加强侧灯光或者熄灭对应位置的主灯光进行补救;会议结束后,
及时检修、更换灯具。
     四、桌椅设备的预案
     1、在会议召开前,检查主席台上的桌椅是否牢靠,桌布是否干净;

     2、多准备几套桌椅放在会场附近,以防备用。

     五、处理安全隐患的预案

     会场中的安全隐患主要是指因用电引发的火灾和因地震等不可抗拒力引发的安全问题。因用电引发的火灾的预案. 

    1、及时检修线路,防止线路老化;
     2、正确用电,持证上岗;
     3、会场周围消防器械和消防设施齐全;四是遇到较大火情时,及时启动消防、交警、治安、医疗联动机制;
     4、快速疏导与会人员有序离开会场。
     六、因地震引发的安全问题,
     1、劝说与会人员沉着冷静,切忽乱挤乱拥;
     2、躲避到桌椅下边去;
     3、待地震过后,指挥与会人员安全有序的离开。
     七、处理食品卫生的预案

     时间长、人数多的会议要特别注意食品安全,要让与会人员吃的干净,吃的卫生。

     1、预订会场时叮嘱餐厅准备新鲜食材,避免提供容易引起肠胃不适的食物。
     2、如发生单个与会人员食品中毒,联系医疗组进行诊断;如发生群体性食品中毒事件,立即启动公安、医疗、卫生联动机制。

     八、处理气候天气异常的预案

     1、提前收集会议期间的天气预报,如有雨雪天气应提前准备好雨具,气温过高过低时应通知做好防暑防寒工作,如预报有有气候灾害时建议更改路线或推迟会期。
     2、会议期间如遇恶劣天气,以确保人身安全为原则,做好相关服务工作。

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